מדיניות פרטיות
עודכן לאחרונה: 14 בנובמבר 2026 · בתוקף מיום הפרסום · English version below
Vitos Systems ("ויטוס", "אנחנו") מכבדת את פרטיותם של האנשים שהמידע עליהם עובר במערכותיה. מסמך זה מתאר, בשפה פשוטה ככל האפשר, איזה מידע אישי אנחנו מעבדים, מאיזה מקור, לאילו מטרות, היכן הוא נשמר, למי הוא נמסר, כמה זמן הוא נשמר ואילו זכויות עומדות לך. המדיניות חלה על כל האפליקציות של ויטוס, על השרתים המפעילים אותן ועל אתר זה.
1. על המערכת ועל תפקידנו
ויטוס מפתחת ומפעילה מערכת לניהול המטבח של מסעדות: מסכי מטבח (KDS), אפליקציית מנהל משמרת, אפליקציית הגדרות למסעדה, אפליקציית הקמה ואפליקציית אריזה (יחד: "האפליקציות"), והשרתים המפעילים אותן ("השירות"). האפליקציות מיועדות לצוות המסעדה בלבד. הן אינן מיועדות ללקוחות המסעדה, אינן מותקנות אצלם ואינן אוספות מידע ישירות מהם.
המסעדה היא בעלת המידע. המידע על עובדי המסעדה ועל הזמנותיה שייך למסעדה המשתמשת בשירות. המסעדה קובעת מי מעובדיה משתמש באפליקציות ואילו מקורות הזמנות מחוברים אליהן, ואנחנו מעבדים את המידע הזה עבורה ולפי הוראותיה, מכוח הסכם ההתקשרות בינינו ("מחזיק" כהגדרתו בחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981; "מעבד" לפי הדין האירופי).
אנחנו בעלי המידע רק לגבי פרטי החשבון של מנהלי המסעדה המתקשרים איתנו (שם, פרטי התחברות, פרטי קשר) ולגבי רישומי התפעול והאבטחה של השירות.
2. איזה מידע אנחנו מעבדים
| סוג המידע | דוגמאות | מקור |
|---|---|---|
| מנהלי המסעדה | שם, שם משתמש, סיסמה (נשמרת כגיבוב בלבד), כתובת דוא"ל וטלפון ליצירת קשר; כאשר התחברות באמצעות SMS תופעל, מספר הטלפון וקודי אימות זמניים | המסעדה, בעת ההקמה ובמסך ההגדרות |
| עובדי המטבח | שם כפי שהמסעדה הזינה אותו, שם בשפה נוספת ושפה מועדפת, התחנה במשמרת, זמני כניסה ויציאה מהמשמרת באפליקציה | המסעדה; פעולות העובד באפליקציה |
| הזמנות של יום העבודה | המנות והכמויות, זמני ההזמנה וההכנה, סוג ההזמנה (ישיבה, איסוף, משלוח), מספר שולחן, הערות להזמנה, וכתובת המשלוח לצורך חישוב זמן הנסיעה. לעיתים ההזמנה כפי שהיא מגיעה מהפלטפורמה כוללת שם פרטי או מספר טלפון של הלקוח; אנחנו איננו מבקשים אותם ואיננו משתמשים בהם | קופת המסעדה ופלטפורמות המשלוחים שהמסעדה חיברה |
| הגדרות המסעדה | תפריט, תחנות, שעות פעילות, אזורי משלוח וזמני משלוח, מדפסות (כתובת רשת ומזהה חומרה) | המסעדה |
| מכשירים | מזהה טאבלט לצורך כניסה ויציאה של עובדים; לאחר הפעלת התראות דחיפה, אסימון המכשיר | האפליקציה המותקנת |
| רישומי תפעול ואבטחה | שינויי הגדרות (מי שינה, מה ומתי), ניסיונות התחברות, רישומי בקשות טכניים (כתובת רשת, זמן, מסלול, קוד תשובה), שגיאות | נוצרים אוטומטית בשירות |
| נתונים סטטיסטיים | זמני הכנה ואריזה ממוצעים לפי מנה ולפי גודל הזמנה, עומסים לפי שעה, ללא פרטי לקוח וללא פרטי הזמנה בודדת | מחושבים מהזמנות היום לפני מחיקתן |
איננו מעבדים מידע רגיש במיוחד (כגון מידע רפואי או ביומטרי), ואיננו מעבדים פרטי אמצעי תשלום.
3. לאילו מטרות ועל איזה בסיס
- הפעלת השירות — להציג את ההזמנות במטבח, לדרג אותן לפי דחיפות, לחשב זמני הכנה ומשלוח, להתריע למנהל המשמרת על עומס, להדפיס פתקי הזמנה ולעדכן את מקורות ההזמנות. הבסיס: קיום ההסכם עם המסעדה.
- ניהול החשבון — התחברות, זיהוי המשתמש, שחזור גישה. הבסיס: קיום ההסכם.
- תמיכה — טיפול בפניות המסעדה ובתקלות. הבסיס: קיום ההסכם והאינטרס הלגיטימי שלנו ושל המסעדה בשירות תקין.
- אבטחה ומניעת שימוש לרעה — ניטור, רישום פעולות, חקירת אירועים. הבסיס: האינטרס הלגיטימי שלנו וחובותינו על פי דין.
- שיפור המערכת — באמצעות נתונים סטטיסטיים בלבד, ללא פרטי לקוח. הבסיס: האינטרס הלגיטימי שלנו.
- עמידה בדין — כאשר חוק, צו או רשות מוסמכת מחייבים זאת.
4. מה איננו עושים
- איננו מוכרים מידע אישי ואיננו משכירים אותו.
- איננו משתמשים במידע לפרסום, לשיווק לצד שלישי או לבניית פרופילים של לקוחות המסעדה.
- איננו מאחדים מידע של מסעדה אחת עם מידע של מסעדה אחרת. לכל מסעדה מאגר נתונים נפרד.
- איננו מקבלים החלטות אוטומטיות בעלות השפעה משפטית על אדם. דירוג ההזמנות ותזמונן הם כלי עזר לצוות המטבח, לא החלטה על אדם.
5. ספקי משנה והעברת מידע
אנחנו נעזרים בספקי תשתית מוכרים. כל אחד מהם מחויב כלפינו בהסכם לעיבוד המידע רק לשם מתן השירות לנו ולשמירה על אבטחתו.
| ספק | תפקיד | איזה מידע | מיקום |
|---|---|---|---|
| Cloudflare | שער הכניסה לשירות, הגנה מפני התקפות, אירוח אתר זה, ניתוב דוא"ל | תעבורת הרשת בין האפליקציות לשרתים; כתובות רשת | רשת עולמית; הנתונים אינם נשמרים בה |
| Render | הפעלת תוכנת השרת | כל המידע שבסעיף 2, בזמן העיבוד | האיחוד האירופי (פרנקפורט) |
| MongoDB Atlas | מסד הנתונים | כל המידע שבסעיף 2, באחסון | האיחוד האירופי |
| Grafana Labs | רישומי תפעול וניטור | רישומי תפעול ואבטחה בלבד | האיחוד האירופי |
ספקים המופעלים לפי בחירת המסעדה. חלק מהתכונות פונות לשירות חיצוני רק כאשר המסעדה מפעילה אותן: תרגום שמות המנות לשפת העובד (טקסט התפריט בלבד, ללא פרטים אישיים, לשירות תרגום מבוסס בינה מלאכותית); השלמת כתובות וחישוב זמן נסיעה (הכתובת שהוקלדה, לשירות מפות); התחברות באמצעות הודעת SMS (מספר הטלפון, לספק הודעות SMS). השמות המסחריים של ספקים אלה מופיעים במסך ההגדרות של המסעדה לצד מתג ההפעלה.
מקורות ההזמנות של המסעדה. קופת המסעדה ופלטפורמות המשלוחים שהמסעדה חיברה (למשל Wolt) הן הצד השולח את ההזמנות והמקבל מאיתנו עדכוני סטטוס. הן פועלות לפי מדיניות הפרטיות שלהן ולפי ההסכם שלהן עם המסעדה.
העברה מחוץ לישראל. המידע נשמר באיחוד האירופי ונגיש לצוות ויטוס מישראל. ישראל מוכרת על ידי האיחוד האירופי כמדינה בעלת רמת הגנה נאותה. כאשר ספק משנה פועל ממדינה אחרת, ההעברה נעשית על בסיס מנגנון מוכר (כגון תניות חוזיות סטנדרטיות של האיחוד האירופי).
6. אבטחת מידע
- כל התקשורת בין האפליקציות לשרתים מוצפנת (TLS).
- סיסמאות נשמרות כגיבוב בלבד ואינן ניתנות לשחזור; ניסיונות התחברות כושלים חוזרים ננעלים.
- לכל מסעדה מאגר נתונים נפרד; הרשאות הגישה ניתנות לפי תפקיד (מנהל, עובד, טאבלט).
- גישת צוות התמיכה של ויטוס למידע של מסעדה נעשית לצורכי תמיכה בלבד, בהרשאה ייעודית ונרשמת.
- רישומי התפעול והאבטחה נשמרים בנפרד ממאגרי המסעדות.
אין אבטחה מוחלטת. אם נגלה אירוע אבטחה הנוגע למידע של מסעדה, נודיע לה ללא דיחוי ונפעל לפי הדין.
7. כמה זמן המידע נשמר
| סוג המידע | תקופת השמירה |
|---|---|
| הזמנות של יום העבודה | עד סוף יום העבודה של המסעדה (שעת האיפוס שהמסעדה קבעה); אז הן נמחקות ממסד הנתונים |
| נתונים סטטיסטיים (ללא פרטי לקוח) | כל עוד המסעדה משתמשת בשירות |
| מנהלים, עובדים, הגדרות, מכשירים | כל עוד המסעדה משתמשת בשירות; נמחקים עם סיום ההתקשרות, למעט רישום מצומצם של עצם קיומה של המסעדה ומועדי ההתקשרות |
| קודי אימות זמניים (SMS) | דקות ספורות |
| רישומי תפעול ואבטחה | עד 30 יום |
| התכתבות תמיכה | עד שלוש שנים ממועד הפנייה |
8. הזכויות שלך
על פי חוק הגנת הפרטיות, ובמידה שחל עליך הדין האירופי גם על פיו, עומדות לך זכויות ביחס למידע עליך: לעיין בו, לבקש את תיקונו או מחיקתו, להתנגד לעיבוד מסוים ולקבל העתק ממנו.
כיצד לממש. אם אתה עובד או מנהל במסעדה, הפנייה הראשונה היא למסעדה, שהיא בעלת המידע; אנחנו נסייע לה לטפל בפנייה. אפשר גם לפנות ישירות אלינו בכתובת שבסעיף 12. נשיב בתוך 30 יום, ונבקש זיהוי סביר כדי לוודא שהמידע נמסר רק לבעליו.
אם לדעתך הפרנו את זכויותיך, אפשר לפנות לרשות להגנת הפרטיות בישראל, ואם חל עליך הדין האירופי, לרשות הפיקוח במדינתך.
9. קטינים
השירות מיועד לצוות עובדים ואינו מיועד לילדים מתחת לגיל 16. איננו אוספים ביודעין מידע על ילדים; אם נגלה שנאסף כזה, נמחק אותו.
10. עוגיות ומעקב
האפליקציות שומרות במכשיר רק מה שנדרש לפעולתן: אסימון ההתחברות, זהות הטאבלט והעדפות תצוגה. אין בהן ולא באתר זה עוגיות פרסום, כלי מעקב של צד שלישי או כלי ניתוח התנהגות.
11. שינויים במדיניות
נעדכן מדיניות זו כאשר השירות או הדין ישתנו. הגרסה המעודכנת תתפרסם בכתובת זו עם תאריך העדכון. על שינוי מהותי נודיע למסעדות גם בדוא"ל או במסך ההגדרות.
12. יצירת קשר
Vitos Systems · ישראל
הממונה על הגנת הפרטיות: support@vitos-systems.com
Privacy Policy
Last updated: 14 November 2026 · Effective on publication · הגרסה העברית למעלה
Vitos Systems ("Vitos", "we") respects the privacy of the people whose data passes through its systems. This document describes, as plainly as we can, what personal data we process, where it comes from, for which purposes, where it is kept, who receives it, how long it is kept and what rights you have. It applies to all Vitos apps, to the servers that run them and to this website.
1. The system and our role
Vitos builds and operates a kitchen-management system for restaurants: kitchen display screens (KDS), a shift-manager app, a restaurant-settings app, an onboarding app and a packing app (together, "the apps"), and the servers that run them ("the service"). The apps are for restaurant staff only. They are not meant for the restaurant's customers, are not installed by them and collect nothing from them directly.
The restaurant owns the data. Data about a restaurant's workers and its orders belongs to the restaurant that uses the service. The restaurant decides which of its staff use the apps and which order sources are connected, and we process that data on its behalf and on its instructions under our agreement with it (a "holder" under Israel's Protection of Privacy Law, 5741-1981; a "processor" under EU law).
We own the data only for the account details of the restaurant managers who contract with us (name, login details, contact details) and for the service's operational and security records.
2. What data we process
| Category | Examples | Source |
|---|---|---|
| Restaurant managers | Name, username, password (stored only as a hash), contact e-mail and phone; once sign-in by SMS is enabled, the phone number and short-lived verification codes | The restaurant, at onboarding and in the settings screen |
| Kitchen workers | The name as the restaurant entered it, a name in a second language and a preferred language, the station during a shift, the times of tapping in and out of a shift in the app | The restaurant; the worker's actions in the app |
| The working day's orders | Dishes and quantities, order and preparation times, the order type (dine-in, pickup, delivery), table number, order notes, and the delivery address used to estimate driving time. An order as sent by a platform sometimes carries the customer's first name or phone number; we do not ask for them and do not use them | The restaurant's point of sale and the delivery platforms the restaurant connected |
| Restaurant settings | Menu, stations, opening hours, delivery zones and delivery times, printers (network address and hardware identifier) | The restaurant |
| Devices | A tablet identifier for signing workers in and out; once push notifications are enabled, the device token | The installed app |
| Operational and security records | Settings changes (who changed what and when), sign-in attempts, technical request logs (network address, time, route, response code), errors | Generated automatically by the service |
| Statistics | Average preparation and packing times per dish and per order size, load per hour; no customer details and no single order | Computed from the day's orders before they are deleted |
We do not process special categories of data (such as health or biometric data), and we do not process payment-card details.
3. Purposes and legal basis
- Running the service: showing orders in the kitchen, ranking them by urgency, estimating preparation and delivery times, alerting the shift manager to load, printing order tickets and updating the order sources. Basis: performance of the agreement with the restaurant.
- Account management: sign-in, identifying the user, restoring access. Basis: performance of the agreement.
- Support: handling the restaurant's requests and faults. Basis: performance of the agreement, and our and the restaurant's legitimate interest in a working service.
- Security and abuse prevention: monitoring, logging, investigating incidents. Basis: our legitimate interest and our legal obligations.
- Improving the system: using statistics only, without customer details. Basis: our legitimate interest.
- Legal compliance: where a law, an order or a competent authority requires it.
4. What we do not do
- We do not sell or rent personal data.
- We do not use data for advertising, third-party marketing or profiling of the restaurant's customers.
- We do not merge one restaurant's data with another's. Each restaurant has its own separate database.
- We make no automated decisions with legal effect on a person. Ranking and timing orders is a tool for the kitchen staff, not a decision about a person.
5. Sub-processors and transfers
We rely on established infrastructure providers. Each is bound to us by an agreement to process the data only to provide its service to us and to keep it secure.
| Provider | Role | Which data | Location |
|---|---|---|---|
| Cloudflare | The service's front door, protection against attacks, hosting of this website, e-mail routing | Network traffic between the apps and the servers; network addresses | Global network; data is not stored there |
| Render | Running the server software | All data in section 2, while being processed | European Union (Frankfurt) |
| MongoDB Atlas | The database | All data in section 2, at rest | European Union |
| Grafana Labs | Operational logs and monitoring | Operational and security records only | European Union |
Providers the restaurant switches on. Some features call an outside service only when the restaurant enables them: translating dish names into a worker's language (menu text only, no personal details, to an AI-based translation service); address completion and driving-time estimates (the typed address, to a maps service); sign-in by SMS (the phone number, to an SMS provider). The trade names of these providers are shown in the restaurant's settings screen next to each switch.
The restaurant's order sources. The restaurant's point of sale and the delivery platforms it connected (for example Wolt) are the party sending us orders and receiving status updates from us. They act under their own privacy policies and their own agreements with the restaurant.
Transfers outside Israel. Data is stored in the European Union and accessed by the Vitos team from Israel. Israel is recognised by the European Union as providing an adequate level of protection. Where a sub-processor operates from another country, the transfer rests on a recognised mechanism (such as the EU Standard Contractual Clauses).
6. Security
- All traffic between the apps and the servers is encrypted (TLS).
- Passwords are stored only as hashes and cannot be recovered; repeated failed sign-in attempts are locked out.
- Each restaurant has its own separate database; access rights follow the role (manager, worker, tablet).
- Access by Vitos support staff to a restaurant's data is for support only, under a dedicated credential, and is logged.
- Operational and security records are kept apart from the restaurants' databases.
No security is absolute. If we discover a security incident affecting a restaurant's data, we notify the restaurant without undue delay and act as the law requires.
7. How long data is kept
| Category | Retention |
|---|---|
| The working day's orders | Until the end of the restaurant's working day (the reset hour the restaurant set); then deleted from the database |
| Statistics (no customer details) | For as long as the restaurant uses the service |
| Managers, workers, settings, devices | For as long as the restaurant uses the service; deleted when the agreement ends, except a minimal record that the restaurant existed and the dates of the agreement |
| Short-lived verification codes (SMS) | Minutes |
| Operational and security records | Up to 30 days |
| Support correspondence | Up to three years from the request |
8. Your rights
Under the Protection of Privacy Law, and where EU law applies to you also under it, you have rights over data about you: to see it, to ask for its correction or deletion, to object to certain processing and to receive a copy of it.
How to exercise them. If you are a worker or a manager at a restaurant, the first request goes to the restaurant, which owns the data; we help it respond. You may also write to us directly at the address in section 12. We answer within 30 days, and we ask for reasonable identification so that data reaches only its owner.
If you believe we have infringed your rights, you may complain to the Privacy Protection Authority in Israel and, where EU law applies to you, to the supervisory authority in your country.
9. Children
The service is for staff and is not intended for children under 16. We do not knowingly collect data about children; if we learn that we have, we delete it.
10. Cookies and tracking
The apps store on the device only what they need to work: the sign-in token, the tablet's identity and display preferences. Neither the apps nor this website use advertising cookies, third-party trackers or behavioural analytics.
11. Changes to this policy
We update this policy when the service or the law changes. The updated version is published at this address with its date. We also notify restaurants of a material change by e-mail or in the settings screen.
12. Contact
Vitos Systems · Israel
Privacy officer: support@vitos-systems.com